Bedrijfsvoering

Hybride werken

De overheid probeert zo efficiënt mogelijk met de beschikbare kantoorruimte om te gaan: de norm voor het aantal beschikbare werkplekken is naar beneden bijgesteld in het kader van het Eigentijds Werken dat voorziet in meer thuiswerken. De CCMO hecht veel waarde aan kennisoverdracht en sociale cohesie en faciliteert dat zo goed mogelijk voor de medewerkers en de leden van de commissie.           

Kwaliteitsmanagementsysteem

Er is in 2022 op verschillende manieren gewerkt aan kwaliteitsmanagement. De CCMO is gestart met een jaarplan volgens de Objectives, Goals, Strategies en Measures (OGSM) methodiek. Er werd een jaarplan voor twee jaar opgesteld (2022 en 2023). Het afgelopen jaar bekeek de CCMO voor het eerst per kwartaal hoe de voortgang van de verschillende jaardoelen verliep en stuurde deze bij, indien nodig. De eerste doelen werden eind 2022 afgerond. Hieraan gekoppeld houdt de CCMO overzicht over het aantal studies dat in Nederland getoetst wordt. Omdat nieuwe Europese wetgeving een andere manier van toetsing vraagt, is het belangrijk om te weten over hoeveel studies we spreken. Daarnaast is er een projectsecretaris aangesteld, die onder andere het overzicht en de voortgang bewaakt van de vele projecten die binnen de CCMO lopen. Tenslotte heeft een groot deel van de CCMO-medewerkers een zogenaamde LEAN orange belt-training gevolgd. Naast de opgedane kennis over de methodiek bij de medewerkers leverden deze trainingen ook achttien kleine verbetertrajecten op. Een waardevolle opbrengst!

Financiën

In 2022 vonden er drie belangrijke ontwikkelingen plaats op het gebied van financiën.

Tarieven

In 2022 is de CCMO gestart met het innen van tarieven van onder de CTR vallende beoordelingen (klinische geneesmiddelen studies). Het aantal studies bleef achter bij de verwachtingen; dit bood echter wel de mogelijkheid om hiermee ervaring op te doen. De bij de indiener/sponsor geïnde  tarieven komen ten goede aan de toetsingscommissie die de betreffende beoordeling heeft uitgevoerd. Het proces van enerzijds het versturen van (internationale) facturen en het doorbetalen van geinde tarieven heeft veel afstemming gevraagd binnen VWS om dit proces mogelijk te maken. Nederland heeft er voor gekozen om de tarieven te incasseren na de validatiefase. Een aantal andere Europese landen heeft gekozen voor betaling voorafgaand aan de indiening van het onderzoeksdossier.

Tijdschrijven voor bepaling van tarieven

De tarieven die Nederland hanteert voor de beoordeling van de onder de CTR vallende onderzoeksdossiers zijn voor 2022 en 2023 tot stand gekomen op basis van harmonisatie en optimalisatie van de al door de METC’s onder de CTD gehanteerde tarieven. De CTR kent echter een arbeidsintensiever proces dan het proces onder de CTD. Om zo realistisch mogelijke tarieven te kunnen bepalen heeft de CCMO alle betrokkenen in het proces gevraagd tijd te gaan schrijven op alle facetten van het beoordelingsproces van een specifiek protocol. Dit geldt zowel voor de CCMO zelf als voor de METC’s. De verwachting is dat in de loop van 2023 de uitkomsten een betere onderbouwing geven voor het vaststellen van realistische tarieven voor 2024. Naast de onderbouwing verschaffen de uitkomsten inzicht in de verschillende manieren van werken van de toetsingscommissies en bieden ze de mogelijkheid de processen te optimaliseren en te harmoniseren. De CCMO gebruikt het tijdschrijven ook om voor de eigen organisatie inzicht te krijgen in de besteding van de tijd van de bureaumedewerkers over primaire taken, projecten en andere werkzaamheden waarop sturing van belang is.

WaU-gelden

Het afgelopen jaar zijn er extra meerjarige middelen ter beschikking gesteld in het kader van Werk aan Uitvoering (WaU). Deze gelden worden op basis van planvorming toegekend indien de te ontplooien activiteiten direct en/of indirect ten gunste komen aan de burger of het bedrijf. Voorbeelden van trajecten die de CCMO hiervan in 2022 heeft kunnen opstarten en ook in 2023 zal continueren zijn het Landelijk Trial Register (LTR), research portals voor indieners, projecten in het kader van patiëntenparticipatie en het opstellen van een Strategisch Beleids Plan (SBP) door de CCMO, dat richting gaat geven aan de toekomst van de CCMO. Het definitieve SBP is gereed in 2023. Voor de ondersteuning van het realiseren van het SBP is een onafhankelijke organisatie ingehuurd.

Diversiteit

Diversiteit is voor de CCMO als organisatie belangrijk, maar ook voor de inhoud van ons werk: het beschermen van de belangen van studiedeelnemers door het toetsen van onderzoeksvoorstellen. Bij het werven van nieuw personeel hebben we aandacht voor potentiële medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, voor de verdeling tussen mannen en vrouwen en voor medewerkers met een niet-westerse achtergrond. Niet op alle terreinen waren we het afgelopen jaar even succesvol, maar ook in de komende jaren zetten we ons beleid hier op voort. De CCMO streeft via het programma Patiëntenparticipatie ook naar een afspiegeling van de samenstelling van de maatschappij als het gaat om deelnemers aan studies. Verder hebben we in het afgelopen jaar de website beter toegankelijk gemaakt voor bezoekers met visuele beperking.

Organisatieontwikkeling

In de tweede helft van 2022 heeft de CCMO een programma voor organisatieontwikkeling op gestart. Ontwikkelingen in wetgeving, Europa en de keten maken verandering van de organisatie noodzakelijk. Doel van de organisatieontwikkeling is om de CCMO professioneler te maken zodat bureaumedewerkers en commissieleden goed voorbereid zijn op deze veranderingen. Dit betreft bijvoorbeeld toekomstbestendige overlegstructuren, professioneler projectmanagement en betere manieren van (samen)werken en communiceren, gericht op het creëren van verbinding en dialoog.