Bedrijfsvoering

Hybride werken

In 2023 is de CCMO verhuisd van het centrale VWS-gebouw op Parnassusplein 5 naar Bezuidenhoutseweg 30 in Den Haag. Een monumentaal pand, waar naast de CCMO een aantal Planbureaus en Raden gehuisvest is. De CCMO stimuleert hybride werken, dat een noodzaak is geworden door de groei van de organisatie in relatie tot het aantal beschikbare werkplekken. De organisatie besteedt extra aandacht aan  het faciliteren van kennisoverdracht en het behoud van sociale cohesie, voor zowel de medewerkers van het bureau CCMO als de commissie.

Kwaliteitsmanagementsysteem

De Objectives, Goals, Strategies en Measures (OGSM) methodiek die de CCMO in 2022 is gestart om vorm te geven aan het jaarplan (2022-2023) van de CCMO, is in 2023 gecontinueerd. Daarnaast is in 2023 vormgegeven aan  een structuur om de voortgang van lopende projecten te monitoren. In 2024 zal bekeken worden of de OGSM en projectenstructuur meer met elkaar in lijn kunnen worden gebracht. Ook is de CCMO in 2023 een traject gestart om het kwaliteitsmanagementsysteem naar een volgende fase te brengen. Hierbij wordt onder andere onderzocht of een ISO-certificering van waarde is voor de organisatie.  Een eerste stap hierin was aansluiting van de CCMO bij de bijeenkomsten van de Europese Working Group of Quality Managers (WGQM), dat onderdeel is van de Heads of Medicines Agencies (HMA).

Financiën

WaU-gelden

In 2022 zijn er extra meerjarige middelen ter beschikking gesteld in het kader van Werk aan Uitvoering (WaU). Deze gelden worden planmatig uitgegeven. In 2023 zijn zo gelden uitgegeven aan het LTR ten behoeve van het voor iedereen beschikbaar stellen van informatie over lopende en afgesloten studies. Ook zijn er activiteiten georganiseerd in het kader van Patiëntenparticipatie en de ontwikkeling van een nieuwe PIF (Proefpersonen Informatie Folder) en is het SBP (Strategisch Business Plan) verder uitgewerkt.

Tarieven

In 2023 heeft de CCMO voor het tweede jaar op rij tarieven geïnd van onder de CTR vallende beoordelingen (klinische geneesmiddelenstudies). De bij de indiener/sponsor geïnde tarieven komen ten goede aan de toetsingscommissie die de betreffende beoordeling heeft uitgevoerd. Het proces van enerzijds het versturen van (internationale) facturen en het doorbetalen van geïnde tarieven loopt steeds beter. In het NCP (National Collaboration Platform) wordt specifiek voor het tarievenproces een module ontwikkeld. Voor 2024 zal verder onderzocht moeten worden hoe de tarieven eventueel gedifferentieerd moeten worden in verband met verschuivende werkzaamheden tussen de CCMO en de METC’s. Nederland heeft ervoor gekozen om de tarieven te incasseren na de validatiefase. Een aantal andere Europese landen heeft gekozen voor betaling voorafgaand aan de indiening van het onderzoeksdossier.

Tijdschrijven

Om de tarieven die Nederland hanteert voor de beoordeling van de onder de CTR vallende onderzoeksdossiers van een betere onderbouwing te voorzien is in 2023 verder gegaan met het tijdschrijven door de medewerkers van de CCMO en de METC’s. De geregistreerde gegevens zijn bijzonder divers. In het eerste kwartaal van 2024 zal nader gekeken worden of deze gegevens een goede basis zijn voor het aanpassen van de tarieven. De CCMO gebruikt het tijdschrijven zelf ook om meer inzicht te krijgen in bepaalde processen en de hoeveelheid interne uren die aan lopende projecten besteed worden.

Diversiteit

Diversiteit is voor de CCMO als organisatie belangrijk, maar ook voor de inhoud van ons werk: het beschermen van de belangen van onderzoeksdeelnemers door het toetsen van onderzoeksvoorstellen. Met het MT (Management Team) en de organisatie hebben we diversiteit en inclusiviteit bespreekbaar gemaakt onder begeleiding van een ervaringsdeskundige. Bij het werven van nieuw personeel hebben we aandacht voor potentiële medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt, voor de verdeling tussen mannen en vrouwen en voor medewerkers met een niet-westerse achtergrond. De CCMO streeft via het programma Patiëntenparticipatie ook naar een betere afspiegeling van de maatschappij als het gaat om deelname aan medisch-wetenschappelijk onderzoek. Binnen de DCRF is de CCMO bestuurlijk verantwoordelijk voor de werkgroep werving. Niet op alle terreinen waren we het afgelopen jaar even succesvol, maar ook in de komende jaren zetten we ons beleid hier op. Verder hebben we in het afgelopen jaar wederom aandacht besteed aan de digitale toegankelijkheid van de websites van de CCMO, zodat ook mensen met een (tijdelijke) functiebeperking toegang hebben tot onze informatie.

Organisatieontwikkeling

Eind 2022 is de CCMO een programma gestart om organisatieontwikkeling vorm te geven. Ontwikkelingen in wetgeving, Europa en de keten maken verandering van de organisatie noodzakelijk. Er is in 2023 een professionaliseringslag gemaakt in het toekomstbestendig maken van onze overlegstructuren en het inrichten van professioneel projectmanagement om samenwerking en communicatie te bevorderen. Halverwege 2023 is ook een Ondernemingsraad (OR) ingesteld, gezien de groei van de organisatie en de veranderingen in de organisatiestructuur die de CCMO overweegt. In de tweede helft van 2023 is een start gemaakt met het onderzoeken van scenario’s voor de herinrichting van de organisatiestructuur. Dit is een traject waarbij de medewerkers en de OR intensief betrokken zijn. Een en ander moet in 2024 leiden tot besluitvorming en implementatie.